POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE OBSTETRICIA Y GINECOLOGIA-ASAGIO
OBJETO
El presente documento establece las políticas de tratamiento de datos personales de la asociación antioqueña de obstetricia y ginecología – ASAGIO, actuando como entidad sin ánimo de lucro, científica y de servicios, dedicada a luchar por el bienestar y la protección de la salud de la mujer y su entorno, en todas las etapas de su vida.
En este documento se describen los mecanismos por medio de los cuales ASAGIO garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
RESPONSABLE
ASAGIO es una persona jurídica sin ánimo de lucro, de derecho privado, con domicilio en la ciudad de Medellín, con NIT 890.982.125-4.
Los datos de contacto de ASAGIO son los siguientes: Dirección: Calle 33 42B 06 torre sur oficina 1001 de la ciudad de Medellín, Colombia. Teléfono: 3136841417 y 3245702091. Correo electrónico: asagioant@gmail.com
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principio de legalidad en la ley colombiana: el tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS
En las bases de datos de ASAGIO se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género, datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil) y fecha de nacimiento.
En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, ASAGIO puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos.
En las bases de datos de los miembros de la asociación antioqueña de obstetricia y ginecología que conforman la entidad se incluye información sobre la historia académica y del ejercicio de la medicina y de la especialidad de la ginecología y obstetricia.
En las bases de datos de los empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral.
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 de la ley 1581 de 2012.
Artículo 5°. Datos sensibles. Para los propósitos de la presente ley, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
TRATAMIENTO
La información que consta en las bases de datos de ASAGIO es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, almacenamiento, uso, sistematización y organización, en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, aliados comerciales, contratistas, miembros de los órganos de dirección o administración, y asociados, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
En cumplimiento de los deberes legales, ASAGIO podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
FINALIDAD
La información recolectada por ASAGIO tiene como propósito permitir el desarrollo de su objeto como entidad gremial, así como de los mandatos de la asamblea de asociados y de la junta directiva.
De igual manera, ASAGIO guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, tributaria, laboral y estatutaria.
La información sobre clientes, proveedores, miembros de los órganos de dirección y administración, empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener las relaciones de carácter laboral, civil, comercial y gremial.
La información sobre los miembros de la junta directiva, afiliados y demás profesionales de la salud se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias del objeto social de ASAGIO, particularmente las relacionadas con el desarrollo, planeación y ejecución de actividades académicas, educación continuada.
ASAGIO velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ASAGIO o a los encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a ASAGIO, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
- Ser informado por ASAGIO o el encargado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que ASAGIO o el encargado ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
OBLIGACIONES DE LA ENTIDAD
ASAGIO deberá:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado.
- Suministrar al encargado, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
- Exigir al encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al encargado cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:
- Asociación Antioqueña de Obstetricia y Ginecología-ASAGIO.
- Persona responsable: Reinelia Restrepo Acosta o la que defina la asociación.
- Dirección: Calle 33 No. 42B 06 torre sur Of 1001 de la ciudad de Medellín, Colombia.
- Correo electrónico: asagioant@gmail.com.
- Teléfono: 3136841417.
- Página Web: www.asagio.org.
PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACION Y RESPUESTA DE CONSULTAS
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de ASAGIO, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que han suministrado en los términos previstos en la legislación aplicable.
Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito físico o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PROCEDIMIENTO DE PRESENTACION Y RESPUESTA DE CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS
Los reclamos deberán ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, de acuerdo, y deberán contener, al menos, la siguiente información:
- Identificación del titular.
- Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
- Dirección del titular.
- Documentación que se quiera presentar como prueba.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los diez (10) días hábiles a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS
Las Políticas de tratamiento de información personal de ASAGIO estarán vigentes a partir del día veintiocho (28) de agosto de 2024.
ASAGIO se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por ASAGIO se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no sea contraria a una obligación legal ASAGIO o una obligación contenida en un contrato entre ASAGIO y titular.